ファーマルな文書に「私は」はいらない

私たちのような文系の仕事を生業としている者は、報告書や意見書のほか、電子メール等々フォーマルな文書を書いて相手に伝えるということを日常行っています。

自分も文書は上手くないので、こうあるべきというルールを時々読み返しては肝に銘じるということを繰り返しています。

以前、どこかで読んだ内容なので著作権を侵害していそうなので怖いですが、ついついやってしまうダメ文書を回避するために、ここで記録しておきます。

フォーマルな文章に「私は」という主語は不要です。
フォーマルな文章とは論文、新聞記事、報告書、仕事上のメールなどです。

これらは物事を正確に、つまり客観的に説明する文章。そこに書き手の主観が混じると「説明の正確さ」に疑念を抱かれてしまうのです。そこでフォーマルな文章、客観的な文章を書くときには「私は」を主語に使わず、物事を主語にする必要があるのです。

例えば、「従業員Aが懲戒事由に抵触する行為をした。処分は懲戒解雇が良いか、通常解雇に留めるか」という相談を受けたときに、

「私は懲戒解雇が良いと思います」

ではなく

「懲戒解雇が適切である。なぜなら～」

と書くべきだということです。

また、仕事上の文書はできる限り客観的で具体的であるべきで、特に求められない限り主観的な「感想」や「推測」をいれないことで伝わり方と内容の正確性が相手に伝わります。

あとは、できる限りセンテンスを短くまとめることでしょうか。

これまでの本ブログで書いてきた文書を読み返すと、全然できてないなと反省します。